অফিসের কার্যাবলী
অফিস হচ্ছে যে কোন প্রতিষ্ঠানের স্নায়ুকেন্দ্র, যেখানে বসে কারবারী ও অকারবারী প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় কার্যাবলী সম্পাদিত হয়। অফিসের কার্যাবলী দুই ভাগে বিভক্ত। এগুলো হলো-
ক) নিয়মিত কার্যাবলী, ও
খ) প্রশাসনিক কার্যাবলী।
নিম্নে এসব কার্যাবলী সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো-
নিয়মিত কার্যাবলী
অফিসের উদ্দেশ্যের সাথে সংগতি রেখে অফিসকে প্রতিদিন কিছু নিত্যকর্ম করতে হয়। এসব নিত্য কর্মই নিয়মিত কার্যাবলীর অন্তর্ভুক্ত। নিম্নে নিয়মিত অফিসের কার্যাবলী আলোচনা করা হলো-
১. তথ্য সংগ্রহ
বর্তমান যুগ তথ্য প্রযুক্তির যুগ। তথ্যবিহীন কোন অফিস চলতে পারে না। তাই প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে অফিসকে প্রতিদিন কোন না কোন তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। এই তথ্য দু’টি উৎস থেকে সংগ্রহ করা যায়। যথা- ক) অভ্যন্তরীণ উৎস, খ) বহিঃউৎস।
২. তথ্য বিতরণ
প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে তথ্য সংগ্রহের পর তথ্য বিতরণ করতে হয়। তাই বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান ও বিভাগের চাহিদা মোতাবেক তথ্য বিতরণ করা অফিসের অন্যতম কাজ।
৩. তথ্য সংরক্ষণ
তথ্য সংগ্রহের পর সেগুলো তাৎক্ষণিকভাবে কাজে লাগে না। তাই এসব তথ্যকে ভবিষ্যতের জন্য সংরক্ষণ করতে হয়।
৪. তথ্য বিশ্লেষণ
তথ্য হাতে পাওয়ার পর তা বিশ্লেষণের প্রয়োজন হয়ে পড়ে। কেননা সব তথ্য কাজে নাও লাগতে পারে। তােই সর্বাধিক প্রয়োজনীয় তথ্য রেখে বাদ বাকী তথ্য বর্জন করা হয়।
আরও পড়ুন: বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ কি? বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণের সুবিধা ও অসুবিধা বর্ণনা কর
৫. যোগাযোগ
প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে অফিসকে অভ্যন্তরীণ ও বাইরের প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ রক্ষা করতে হয়। কারণ প্রতিষ্ঠান পরিচালনা করতে গিয়ে যোগাযোগ অত্যাবশ্যক।
৬. রুটিন প্রণয়ন
প্রতিদিনের কর্মের উপর প্রতিটি কর্মচারীর কি কি দায়িত্ব পালন করতে হবে তার রুটিন তৈরি করা অফিসের নিত্যকর্ম।
৭. আসবাবপত্র সংরক্ষণ
অফিসে ব্যবহারের জন্য অনেক ধরণের আসবাবপত্র প্রয়োজন হয়। এসব আসবাবপত্রের উপযুক্ত ব্যবহার ও সংরক্ষণ অফিসের অন্যতম প্রধান কাজ।
৮. যন্ত্রপাতি সংরক্ষণ
অফিসে প্রতিদিন কোন না কোন যন্ত্রপাতি প্রয়োজন হয়। যেমন- কম্পিউটার, টাইপ মেশিন, ফটোস্ট্যাট মেশিন, পাঞ্চিং মেশিন ইত্যাদি যন্ত্রপাতি ব্যবহারের পর তা যথাযথ সংরক্ষণ করতে হয়।
৯. মনিহারী দ্রব্য সংগ্রহ ও সংরক্ষণ
অফিস পরিচালনার জন্য প্রতিদিন অসংখ্য মনিহারী দ্রব্যের ব্যবহার হয়ে থাকে। এসব মনিহারী দ্রব্য সংগ্রহ ও সংরক্ষণ অফিসের নিত্যকর্ম বলে বিবেচিত হয়।
১০. নথিকরণ
প্রতিদিনের আগত ও প্রেরিত মূল্যবান দলিলপত্র, চিঠিপত্র এবং অন্যান্য কাগজপত্র ভবিষ্যতের প্রয়োজনে নথিকরণ করে রাখা অফিসের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ।
১১. প্রচার
কথায় আছে “প্রচারেই প্রসার”। তাই অফিসের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য সম্পর্কে জনগণকে অবহিত করাও অফিসের কাজ।
১২. হিসাবরক্ষণ
ছোট-বড় সকল প্রতিষ্ঠানেই প্রতিদিন কিছু না কিছু খরচ হয়। এজন্য প্রতিষ্ঠানে অনেক ধরনের ভাউচার ও রেজিস্টার সংরক্ষণ রাখা হয়। অফিসের নিয়মিত কাজ হিসাবে প্রতিদিনের আয়-ব্যয়ের হিসাব রেজিস্টারে উল্লেখ করতে হয়।
প্রশাসনিক কার্যাবলী
কোন প্রতিষ্ঠান সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য ব্যবস্থাপনা ও প্রশাসন সংক্রান্ত যেসব কার্যাবলী সুসম্পন্ন করা হয় তাদেরকে প্রশাসনিক কার্যাবলী বলে। কোন প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে যেসব প্রশাসনিক অফিসের কার্যাবলী সম্পাদিত হয় তা নিম্নরূপ-
১. পরিকল্পনা প্রণয়ন
অফিসের একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রধান কাজ পরিকল্পনা প্রণয়ন করা। পরিকল্পনা ব্যতীত অফিসের কাজ দক্ষভাবে করা যায় না। কি করতে হবে, কিভাবে করতে হবে এবং কাদের দিয়ে কাজ দক্ষভাবে করা হবে তার আগাম নীল নকশা প্রস্তুত করা অফিস প্রশাসনের দায়িত্ব।
২. নিয়ন্ত্রণ
নিয়ন্ত্রণ অফিস ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ বিশেষ দিক। নিয়ন্ত্রণবিহীন অফিস অন্তসারশূন্য। অফিসের বিভাগের মধ্যে বণ্টিত দায়িত্ব সুষ্ঠুভাবে হচ্ছে কিনা তা মূল্যায়ন করে দেখা এবং ত্রুটি-বিচ্যুতি হলে প্রয়োজনীয় নির্দেশ দিয়ে সহায়তা করা অফিস প্রশাসকের দায়িত্ব।
৩. লক্ষ্য নির্ধারণ
প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক লক্ষ্য কি তা নির্ধারণ করা অফিস প্রশাসকের কাজ হলেও অফিসকে এসব লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে হয়।
৪. প্রেষণা দান
অফিস কর্মীদের উৎসাহদানের মাধ্যমে অধিক কার্য সম্পাদনের প্রক্রিয়াকে প্রেষণা বলে। প্রেষণা কর্মীকে কাজের প্রতি উদ্বুদ্ধ করে থাকে। প্রেষণা আধুনিক অফিসের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান।
৫. সমন্বয় সাধন
অফিসের উচ্চতর হতে নিম্নস্তর পর্যন্ত বিভিন্ন কর্মী, বিভাগ ও শাখার মধ্যে ঐক্যসাধন করাই হচ্ছে সমন্বয়। সমন্বয়সাধন অফিসের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ।
৬. বিধি অনুসরণ
অফিসের প্রতিটি কর্মকর্তা-কর্মচারী চাকরি বিধি অনুসরণ করে দায়িত্ব পালন করেছে কিনা তা তদারকি করাই অফিস ব্যবস্থাপকের কাজ।
৭. কর্মী সংগ্রহ
অফিস পরিচালনার জন্য নিয়োগ প্রক্রিয়ার বিভিন্ন কৌশল অবলম্বন করে যোগ্য ও দক্ষ কর্মী সংগ্রহ করা।
৮. কর্মী নির্বাচন
অফিসের জন্য প্রয়োজনীয় সংখ্যক কর্মী নির্বাচন সামগ্রিক অফিস ব্যবস্থাপনারই অংশ। দক্ষ কর্মী নির্বাচনে অফিসকে যথেষ্ট যত্নবান হতে হবে।
৯. কর্মী প্রশিক্ষণ
কর্মী সংগ্রহ ও নির্বাচনের পর কর্মীদের কাজে পারদর্শী করে তোলার জন্য ব্যবস্থাপনাকে কর্মীদের কর্মদক্ষতা বৃদ্ধির লক্ষ্যে প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করতে হবে।
১০. সভা সংক্রান্ত কাজ
প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন ধরনের সভা অনুষ্ঠিত হয়ে থাকে। এসব সভার জন্য নোটিশের খসড়া তৈরি, সদস্যদের কাছে সভার নোটিশ প্রেরণ, সভার কার্য বিবরণী প্রস্তুত প্রভৃতি বিবিধ কাজ অফিসকে করতে হয়।
১১. যন্ত্রপাতি নির্বাচন
যন্ত্রপাতির গুণাগুণ যাচাই করে অফিস প্রশাসনকে প্রয়োজনীয় পরামর্শ দেয়া অফিসের অন্যতম কাজ।
১২. ফরম প্রস্তুত ও নিয়ন্ত্রণ
অফিসের দৈনন্দিন কাজ সম্পাদনের জন্য বহুবিধ ফরম প্রস্তুত করা হয়। এসব ফরমে বিভিন্ন তথ্য পরিবেশিত থাকে। অফিস ফরম তৈরি ও নিয়ন্ত্রণে প্রশাসনকে সহায়তা করে এবং প্রয়োজনীয় কর্ম ব্যবস্থা গ্রহণ করে থাকে।
অতএব, উল্লেখিত অফিসের কার্যাবলী সম্পাদন করে প্রশাসনকে তার লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে থাকে অফিস। এছাড়া অফিস কর্মীদেরকে প্রয়োজনীয় দিক-নির্দেশনা, মজুরি প্রদান, অফিস সাজ-সজ্জা, প্রশাসনিক অন্যান্য সকল কাজে পরামর্শ দিয়ে সহায়তা করে থাকে।
